LED TECHNOLOGY

6 puntos claves para una planeación efectiva de proyectos  |

La evolución del LED, cómo utilizar adecuadamente la luz, ciclos circadianos y sistemas de control son algunos conceptos de las nuevas vertientes para gestionar proyectos de iluminación

¿Cuántos de nosotros hemos trabajado o charlado con grandes eminencias, vendedores y especificadores de la «Época Dorada» de éste medio?, ¿Cuántas veces comentaron de la importancia de la especificación de un producto en un proyecto de iluminación? Pero hoy en día nos preguntamos ¿La forma de especificar de hace 10, 20 o 50 años sigue siendo efectiva? ¿Planeamos un proyecto con el mismo proceso?

Éstas son algunas de las preguntas que nos seguimos planteando ante un proyecto de iluminación de acuerdo a las nuevas necesidades o retos que presentan los usuarios hoy en día.

Hace algunos años nos encontrábamos con proyectos donde las especificaciones de una luminaria tenían un peso importante, si no es que crucial, para ganar un proyecto. Un tornillo podía ser la diferencia mínima. Un estudio de iluminación con cálculos realizados a mano o a máquina de escribir hasta antes de la llegada de los primeros sistemas o programas para cálculos de iluminación, y por supuesto, la entrega física y documentada de todo el trabajo realizado.

En charla con el Gerente de Proyectos en Lumiance, el Ing. Juan Antonio Aguilar, nos menciona sobre la exigencia de sus directores por presentar un proyecto digno, con especificaciones de un solo producto que abarcaban casi una cuartilla y la presentación física de centenares de hojas hechas a máquina de escribir.

“Tener un error era mortal, fallar en un par de dígitos en los cálculos era rehacer tu proyecto, pero al ver éstos documentos en mi archivo personal, la satisfacción de haber ganado muchos de ellos con estos “bonches” de hojas y ver la evolución y la forma de presentar un proyecto hoy en día en Dialux o Visual, me ha hecho modificar mi forma de pensar y gestionar un proyecto. Ya no es lo mismo”.

Planear, dar un objetivo y presentar un proyecto de iluminación, ha dado un giro de 180°, por ello, es importante gestionarlo cuando se tiene bien definida una necesidad. 

Lumiance ha evolucionado sus procesos para desarrollar una Planeación Efectiva a cada uno de sus proyectos y poder presentar una solución a un problema, generar una necesidad secundaria y dar un servicio personalizado y puntual.

Por ello, presentamos 6 pasos claves para una Planeación Efectiva de Proyectos:

1. Identificación de una necesidad primaria.

Una necesidad es una carencia o escasez de algo, en éste caso de iluminación o un sistema de control. Por ello es de suma importancia identificar qué NO desea o qué NO requiere el cliente en su centro de trabajo y enfocarnos en lo que SI quiere. Ya que si presentamos una propuesta sin cubrir una “necesidad requerida” es sinónimo de no continuar con el proceso. 

2. Análisis de viabilidad del proyecto.

Su objetivo es analizar si la empresa debe o no invertir en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizarlo.

El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

  • Creación de un registro de seguimiento de proyectos.
  • Análisis previo del alcance del proyecto.
  • Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
  • Análisis de plazos, coste y calidad.

Recordar que todo proyecto es importante siempre y cuando podamos cubrir con los tiempos y movimientos de nuestros clientes, por lo que si un proyecto no es viable, es mejor notificarlo que incurrir en gastos innecesarios.

3. Planeación objetiva del proyecto.

Ya identificada la necesidad y la viabilidad es vital definir los tiempos de cada proyecto. Planifica y prioriza tareas, asigna encargados, establece plazos de entrega y distribuye los recursos adecuadamente para tener un mejor control. Una falla en alguno de los puntos anteriores es tiempo valioso perdido, ya que día a día se reciben nuevos proyectos que atender y posibles ventas.

4. Ejecución y entrega del proyecto.

Es el despliegue del todo en Know How planeado, siempre y cuando se cuenten con todas las herramientas necesarias (Planos en CAD, datos de la energía, programa para cálculo de iluminación, Etc.). 

En caso de no contar con planos en CAD, Lumiance presta sus servicios para realizar el levantamiento de la zona o área de trabajo, por lo que éste puede llevarse un tiempo considerable y tiene que ser indicado al cliente, quien muchas veces no podrá esperar semanas por el cálculo. 

Lumiance utiliza Dialux Evo en su versión actual (8.2) para con ello poder representar gráficamente una simulación con las luminarias propuestas. Además, realiza todo el estudio de consumos energéticos, retorno de inversión, instalación y propuesta de sistema de control.

Es importante mencionar que el informe de resultados debe ser lo más conciso posible y con la información necesaria, ya que muchos de los clientes pueden perder la atención del objetivo del proyecto, y con ello perder el interés.

Hoy en día una cotización puede ser simple, no es necesario describir la características de un tornillo, un cable, entre otros; pero si es importante describir las características técnicas de tus productos. El mundo es digital. Digamos no al papel cuando no sea necesario.

5. Seguimiento y control del proyecto.

Es un sinónimo de “Servicio o Pre-Venta”. La atención personalizada al cliente es la clave del éxito. Muchas veces los proyectos presentan errores que tienen que ser atendidos de manera inmediata.

La mayoría de los proyectos en ésta etapa son detenidos por el mismo cliente, ya sea por temas como autorizaciones de dirección, presupuesto, desinterés e, inclusive, hasta olvidados. Por ello, la comunicación con el cliente es vital en ésta etapa.

El control puede darse de dos maneras:

Interno – Es aquella donde tenemos toda la responsabilidad de medir los avances y re-definir la viabilidad del proyecto con los recursos otorgados para lograrlo.

Externo –  Comunicación con el cliente o usuario final,  protección del proyecto ante la competencia, evaluación de los productos competentes a nuestro producto, calidad de los productos y todo aquel factor externos a la empresa que pueda perjudicar nuestra propuesta.

6. Cierre del proyecto.

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control.

Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:

  • Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados (stakeholders).
  • Realización del backup del proyecto.
  • Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
  • Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

Dato importante: especificar no es redactar mil hojas, sino lo contrario, brindar una solución práctica y confiable a nuestros clientes que les permita mejorar las condiciones de trabajo y del factor humano.

Por: Ing. Isaac Salinas Martínez – Ingeniero de proyectos
Con información de Lumiance

 

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